Подготовка спецификаций широко используется при заключении торговых соглашений. Наличие приложения не отягощает соглашение.
Важно. Следует подчеркнуть, что приложение не является обязательным, если в основном контракте определено количество поставляемых товаров и их тип. Однако зачастую это определяется только в спецификации, а в основном договоре не указывается.
В большинстве случаев сам контракт содержит только формальные условия сделки. При использовании рамочных договоров можно руководствоваться статьей 329 Гражданского кодекса Российской Федерации. Количество, условия поставки и сорта определяются только в приложении. Рамочные договоры — обычная практика долгосрочного сотрудничества. В то же время он действительно является неопределенным, поскольку в нем нет спецификаций, и этим пользуются безжалостные контрагенты во время судебных споров. Рамочный договор без спецификаций не подтверждает факт передачи товара покупателю. Это снижает его обязательства по оплате товара, возврату денег и даже обязывает оплатить хранение.
Опускать спецификации можно только в том случае, если действие по передаче товара можно легко определить в договоре. Это можно сделать, например, в случае разовой поставки небольшого количества товаров.
Что должно быть включено в спецификацию в обязательном порядке
В настоящее время не существует установленной формы спецификации. Это означает, что допускается использование любой формы, утвержденной компанией. Разумеется, спецификация должна соответствовать стандартам делопроизводства и содержать необходимую информацию.
Под «заголовком» понимается название самого документа, порядковый номер, а также дата и количество контрактов, указанных в заявке.
Ключевой частью спецификации является таблица, в которой присутствуют следующие пункты.
Другая необходимая информация, например традиционные условия оплаты, также может быть записана в этом месте.
Аналогичным образом должно быть отражено название продукта из готового сорта на латинице, технические характеристики. Перевод иностранных названий на русский язык не допускается.
Нужно ли указывать в договоре о закупках каждую единицу продукции? Ответ на этот вопрос дают эксперты КонсультантПлюс — читайте здесь. Для входа в электронную версию системы вам может понадобиться бесплатный доступ к тестовой версии системы по ссылке. Бесплатный доступ действует в течение двух дней.
Возможность корректировки спецификаций
В приложении применяются те же правила и нормы, которые разработаны для договоров о закупках. Это регламентируется статьей 432 Гражданского кодекса РФ. Изменения в спецификации могут быть внесены в любое время, если с этим согласны все договаривающиеся стороны. Спецификацию можно отменить и подписать, а также создать новый филиал. Все изменения могут быть внесены на основании заявления одной из сторон.
Спецификация на поставку товара
Подготовка спецификаций на поставку товаров осуществляется только после заключения договора о закупке. Этот документ не является самостоятельным, а представляет собой неотъемлемую часть договора и, соответственно, приложение к нему. Спецификации очень распространены (особенно в коммерческих компаниях), но не являются обязательным документом.
Зачем нужны спецификации?
Каждый договор, включая договоры о закупках, содержит определенные данные.
Как правило, контракты стандартизированы и не всегда предусматривают конкретные наименования товаров. Это связано с тем, что зачастую речь идет о потенциально очень внушительных объемах. И на этом этапе существует специальное приложение к контракту — спецификация.
Спецификация также должна быть составлена и включать в себя полные элементы перечня товаров или материалов, единицы измерения, количество, качество, тип, назначение и другие характеристики и функции.
Спецификации более важны для долгосрочных контрактов, когда товар поставляется несколько раз от поставщика к потребителю.
Сколько спецификаций может содержать контракт?
Количество спецификаций в договоре поставки не ограничено.
Для каждой партии товара может быть составлен отдельный документ. Подписанный сторонами каждый раз, он становится неотъемлемой частью основного договора.
Кто составляет спецификации?
Непосредственная ответственность за составление документа лежит на сотрудниках компании-поставщика. Это может быть менеджер/руководитель отдела, к которому относится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное требование — чтобы этот человек понимал все тонкости основного документа, обладал точной информацией о поставках и знал, как правильно написать спецификацию.
Что нужно учитывать при написании спецификаций
Спецификации могут быть составлены на чистом листе бумаги на фирменном бланке организации или в любом удобном формате, как рукописном, так и напечатанном на компьютере.
Есть только одно условие, которое должно строго соблюдаться: спецификация должна быть написана на чистом листе бумаги. Бланк должен быть подписан ответственным лицом компании-поставщика или ее ответственным представителем, а также сотрудником организации-потребителя.
При этом подписи должны быть только «живыми». Использование факсимильных подписей, то есть печати любым способом, не допускается, за исключением случаев, когда договор заключается «удаленно» и компания прошла официальную электронную регистрацию. Цифровые подписи.
Заверять спецификации печатью не обязательно. Она должна быть скреплена печатью только в том случае, если законодательство организации предусматривает использование продукции с печатями.
Спецификация составляется в двух экземплярах, идентичных по тексту и юридически равнозначных, по одному экземпляру для каждого заинтересованного лица. После подготовки и подписания информация о документе заносится в специальную книгу учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К правовой спецификации применяются те же правила и требования, которые установлены для договора (поскольку договор является частью соглашения).
Это означает, что окончательная спецификация может быть изменена по взаимному согласию сторон на любом этапе, если это необходимо. Уже составленная и подписанная новая спецификация также может быть доработана.
Как, где и как долго должен храниться документ
Спецификация за весь соответствующий период должна храниться в отдельном конверте вместе с конвенцией. Неотъемлемой частью является приложение к ней. Срок хранения документа определяется либо законодательством Российской Федерации, либо локальным актом компании.
Способы передачи спецификаций партнерам
Способ передачи спецификаций обычно такой же, как и для договоров.