Ведение деловой переписки — это целое искусство, которое отчасти разбавляется юридическими нормами и государственными стандартами. Важно ничего не перепутать, тогда и администрация, и получатель будут довольны, и с юридической точки зрения ничего не будет избирательным. Как все запомнить? Очень просто! Используйте брошюру.
Ведение деловой переписки — это целое искусство, которое отчасти разбавляется юридическими нормами и государственными стандартами. Важно ничего не перепутать, тогда и администрация, и получатель будут довольны, и с юридической точки зрения ничего не будет избирательным. Как все запомнить? Очень просто! Используйте брошюру.
Виды и примеры деловой почты
Деловую почту можно классифицировать по определенным функциям (табл. 1).
Таблица 1: Сортировка деловых писем и электронной почты
Характеристика деловой электронной почты
Внутренняя и международная переписка.
Письма носят информационный характер и могут содержать информацию по образовательным, традиционным, юридическим, финансовым и бухгалтерским вопросам.
Статус отправителя и получателя.
Почта административная, коммерческая, промышленная или личная.
Письма могут быть написаны в ответ на упреждающие или профилактические вопросы.
Письма от начальства, существующих или внешних организаций.
Характер воздействия на получателя.
Профессиональная и обычная переписка.
Электронная почта, почтовые сообщения, курьерская и посылочная доставка, факсы, телевидение.
Деловая переписка также может быть классифицирована по целям (табл. 2).
Таблица 2: Цели профессиональной корреспонденции
Содержит официальную информацию.
Описывает законодательные акты с рекомендациями по их реальному применению.
Содержит информацию о различных общественных мероприятиях и условиях участия в них.
Приглашения на пресс-конференции.
Содержит информацию, которая, по мнению автора, представляет интерес для получателя.
Уведомление о возможности ввоза на стажировку по запросу, о временном приостановлении деятельности компании.
Повторно отправляемая информация включает в себя.
Уведомление о будущих платежах и расторжении договора.
Содержит информацию, актуальную на данный момент.
Письма с поздравлениями, благодарностями, извинениями и соболезнованиями.
Содержит рекламу товаров или услуг, которые, по мнению автора, могут быть интересны получателю.
Информация о новых тарифах компаний мобильной связи, банковских продуктах и скидках на различные контракты.
Письма для деловой переписки также могут содержать претензии, требования, условия, просьбы, подтверждения и гарантии выполнения обязательств.
Написание деловых писем: по каким правилам они пишутся?
При написании делового письма необходимо соблюдать ряд правил, в том числе формат, оформление, подпись и печать.
Деловые письма должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Бланк должен включать ряд обязательных требований.
Если письмо составлено на фирменном бланке, на нем может не быть проставлена печать, подтверждающая подпись ответственного лица.
Обратите внимание! Стандартизированные словесные выражения, графика и штампы — это не недостаток фантазии или словарного запаса, а правило деловой переписки. В данном случае повторение единообразных речевых средств четко передает смысл и позволяет избежать двусмысленных толкований.
Особое внимание следует уделять фактам. Любые суждения и оценки, высказанные в письме, должны быть подкреплены достоверными примерами и ссылками.
Структура делового письма: структура
Структура делового письма делится на адресную часть и основную часть.
Если письмо адресовано конкретному человеку, то в адресе должны быть указаны его имя и фамилия. Адрес может начинаться со слов «Уважаемый», «Дорогой» и т. д. Если имя адресата неизвестно или если адресат не один, то адрес должен быть указан во множественном числе. Например, «Уважаемые коллеги», «Уважаемые господа» и т. д.
Текстовая часть делового письма должна быть разделена на три логических блока, представленных в таблице 3.
Таблица 3. Структура текстовой части делового письма
Вся необходимая исходная информация, указывающая на причину и цель создания документа.
Она должна отражать суть вопроса и требования (обязательства) к получателю. Суть вопроса должна быть изложена последовательно и обоснованно.
Должны быть приведены причины, объяснения и доказательства.
Все вышесказанное должно быть обобщено в письменном виде. Сообщается о конкретных просьбах и требованиях и делаются выводы.
Порядок ведения электронной деловой переписки
Профессиональные письма, отправляемые по электронной почте, по структуре и содержанию похожи на те, в которых используются бумажные документы. Однако она все же имеет некоторые особенности.
Чтобы быстро восстановить суть обсуждаемого вопроса, сохраните историю письма.
См. также:
Зарегистрируйтесь, чтобы не пропустить ни одного интересного события и получить подарок по электронной почте!
Вы можете выбрать только те темы, которые вам интересны.
Как вести деловую переписку — советы предпринимателям
Во многих случаях деловая переписка может заменить встречи и конференции, сэкономив время. Однако от качества письма зависит и отношение сотрудников, коллег и партнеров к адресату. Чтобы не вызывать раздражения, не портить свою репутацию и при этом соблюдать этикет, важно усвоить основные правила деловой переписки. Подробнее о них читайте в статье.
Виды деловых писем
Существуют различные виды деловых писем для каждого случая. Например, сопроводительное письмо используется для ответа на объявление о работе, а письменная жалоба — для выражения недовольства.
Перейдите по ссылкам, чтобы посмотреть примеры гарантийных и сопроводительных писем и скачать их в виде образцов.
Общие требования к деловым письмам
Уважительный тон. В деловой переписке не следует использовать фамильярность. Если адресат известен, к нему можно обращаться по имени. В противном случае используйте только имя и отчество.
Пишите на языке получателя. Если речь идет о международной переписке, письмо должно быть написано на языке получателя или на английском.
Правильный адрес. Если письмо адресовано конкретному человеку, например генеральному директору компании, то «вы», «ваш» и «ваш» следует писать только с заглавной буквы. Если письмо адресовано группе людей, например, бухгалтеру, «вы» следует писать с маленькой буквы.
Технические требования к письмам
Для оформления деловых писем в 2016 году был принят специальный ГОСТ. Это ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система стандартов по информации, библиотекам и изданиям». Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов». Соблюдение правил ГОСТа подтверждает юридическую силу официальных документов.
Выберите подходящий размер шрифта. Как указано в ГОСТе, при написании деловых писем следует использовать шрифт размером 12, 13 или 14. Как правило, 12-й размер шрифта встречается чаще.
ГОСТ допускает использование более мелких шрифтов в тексте таблицы. Например, если ваш текст написан шрифтом 12 пунктов, в таблице можно использовать 11 или 10.
Выбирайте простой шрифт. Не используйте вычурные специальные шрифты. Самый распространенный шрифт для деловых писем — Times New Roman.
Обращайте внимание на пробелы между буквами. Между буквами в тексте письма может быть один интервал или 1,5 интервала. Последний вариант легче читается и более приятен для глаз.
Структура деловых писем
Как правило, структура современного делового письма состоит из семи элементов. Рассмотрим следующую таблицу.
| Данные об отправителе письма и дата его написания | ИП «Томидоров» датировано 15 июля 2022 года. |
| Адрес получателя с указанием конкретного корреспондента или отдела | ИП «Огурцов» директору Улуг. Москва, ул. Строительная, д. 83, оф. 5 Телефон (958) 687-46-09 |
| Вступительное слово. | ‘Уважаемый Александр Алексеевич’. |
| Основная часть — две части. | В первой части излагается причина или цель письма, во второй — выводы, просьбы и предложения. |
| Указание на приложения к письму, если таковые имеются. | ‘Текущий прайс прилагается’. |
| Заключение. | ‘С уважением и намерением сотрудничать…’ |
| Подпись и номер телефона отправителя. Если письмо отправлено по электронной почте, адрес отправителя не указывается. | Томидоров, телефон (958) … |
5 советов по написанию деловых писем
Мы собрали пять советов, которые помогут вам быть более эффективными в деловом письме.
Не используйте узкоспециальные, технические термины. Получатель может не знать их точного значения и интерпретировать их по-своему.
Разбивайте текст на абзацы. Полотно текста пугает читателя — он может отложить письмо в сторону и никогда к нему не вернуться. Поэтому каждый текст следует делить на смысловые блоки, или абзацы. Таким образом, визуально текст становится более читабельным, а информация лучше усваивается.
Следует избегать длинных, сложносочиненных или сложных предложений. Стиль изложения должен быть четким, а предложения — максимально короткими. Длинные предложения труднее читать. Чем короче предложения, тем лучше усваивается смысл.
| ❌ Не поняли. | ✅ Можно понять |
| Доброе утро, уважаемые члены клуба. С сожалением сообщаем вам, что по следующим причинам мы вынуждены отказаться от вашего участия в конференции и отозвать ваше приглашение. Приносим извинения за причиненные неудобства. | Сергей, добрый вечер. К сожалению, мы вынуждены отклонить ваше приглашение на участие в конференции. Приносим извинения за причиненные неудобства. |
Не используйте креатив. Стиль мистических заголовков «Как наша продукция удвоила прибыль строительной компании», прилагательных, восторгов не подходит для официальных писем или телефонных звонков. Стиль профессионального письма консервативен.
| ❌ Креативный. | ✅ Деловой |
| Здравствуйте, настал долгожданный день — мы пришли к вам с деловым предложением. Не стоит суетиться. Давайте обсудим условия и подпишем бумаги. | Торговое предложение от «___» _____________ 20_Наименование организации «____________________________________________________________________________ |
Уберите штампы и бюрократию. В большинстве случаев они мешают получателю.
| Мешают. | ✅ уместно |
| Добрый вечер! | Добрый день. Добрый вечер. |
| У вас есть возможность отправить заказ до 16.00? | Пожалуйста, отправьте ваш заказ до 16.00. |
Обычные ошибки в профессиональных письмах.
Мы путаем многие вопросы в наших письмах. Главное в профессиональном письме — четко донести свою мысль. Например, смешивая в тексте разные темы о празднике Великого года и планах на шопинг, получатель может не понять, на что обратить внимание в первую очередь.
Прежде чем писать письмо, спросите: «О чем я должен упомянуть? Затем, в начале текста, желательно сразу указать тему: «Коллеги, я пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». . Таким образом, получатель сразу обратит внимание на основное сообщение.
Не допускайте опечаток в тексте. Офисные программы, в которых мы пишем письма, должны подсказать нам, если автор допустил ошибку в тексте. Но не стоит полагаться на них — они не всегда работают.
Если в компании работают корректоры, желательно попросить показать все тексты. Если нет, проверьте орфографию с помощью онлайн-сервисов. Например, через advego.ru или text.ru Эти сервисы работают по одному принципу. Они указывают на недостатки и предлагают варианты исправления.