К хранению документов, которые каким-либо образом связаны с деятельностью компании, необходимо подходить ответственно. Важные документы нельзя просто уничтожить. На основании имеющихся первичных документов составляется бухгалтерский отчет. Он подлежит проверке. В ходе налоговой проверки вас могут попросить предоставить отчет и документы, на которых он основан. Существует определенный срок, в течение которого документы должны храниться. Они определяются соответствующими законами Российской Федерации. Вопрос: Если некоторые документы, используемые для исчисления и уплаты страховых взносов (например, больничные листы), имеют разные сроки хранения по разным правилам, в течение скольких лет должны храниться эти документы? Ответ.
Какие документы подлежат хранению?
Вопрос: При каких условиях первичные документы (банковские выписки, платежные поручения) могут храниться в электронном виде? Если да, то как они должны быть представлены при налоговой проверке? Ответы.
Срок хранения данного перечня документов зависит от цели их хранения.
Важно: в некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители государственных инвестиционных планов обязаны хранить документы в течение шести лет. В случае получения убытка, на который уменьшается налоговая база, документы, относящиеся к убытку, должны храниться в течение всего периода уменьшения.
Вторая категория документов — это корпоративные документы, которые должны храниться на протяжении всей хозяйственной деятельности. К ним относятся.
Эти документы могут быть запрошены в ходе проверок. Может потребоваться сотрудничество с различными государственными органами.
Срок хранения бухгалтерских документов.
Срок хранения финансовой отчетности, включая балансы, отчеты об убытках и отчеты об использовании средств, зависит от ее типа.
Примечание: Если вместо годовых отчетов компания ведет квартальные или ежемесячные, их также следует хранить постоянно.
Рассмотрите требования к хранению других документов.
Минимальный срок хранения официальных документов — пять лет.
Процесс хранения документов
Бухгалтерские документы могут храниться следующими способами
Выбор того или иного способа зависит от финансовых возможностей компании и тонкостей документооборота.
Причины увеличения или уменьшения сроков хранения документов
Период хранения файлов может быть увеличен, если
Важно: все сроки хранения документов определяются законом. При необходимости они могут быть продлены, но сократить минимальные сроки невозможно.
Ответственность за нарушение правил хранения документов
За ненадлежащую сохранность основных документов предприятия предусмотрена административная ответственность. Ознакомьтесь со статьями, регулирующими эту тему.
ВАЖНО: Документы могут быть уничтожены по неосторожности. Например, причиной их утраты может стать насильственные действия захватчиков (пожар, наводнение) или кража или поджог. В этом случае необходимо зафиксировать произошедшие события. Соответствующие услуги должны быть заключены. Например, если произошел пожар, необходимо получить справку из инспекции пожарной безопасности. Если документы были украдены или уничтожены злоумышленниками, требуется справка из полиции. Эти документы нужны для того, чтобы убедиться в непричастности должностных лиц компании к произошедшему.
Документы компании: сколько лет они должны храниться
11. 01. 2021 В каждой сфере деятельности ежедневно создаются документы. Это бухгалтерские, личные, налоговые и организационные документы. Как долго они должны храниться? Ответы на эти вопросы можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле и Законе о налогообложении. Также доступны специальные заказы Росархива. Ознакомьтесь со сроками хранения ключевых документов компании.
Почта налоговой инспекции.
Уведомления, запросы, действия, решения, постановления, определения, возражения, жалобы и заявления должны храниться в течение пяти лет. Если жалоба направлена в результате выездной или камеральной проверки.
Справки об исполнении обязательств по уплате налогов, сборов, взносов, пеней, штрафов и справки о состоянии расчетов с бюджетом должны храниться в течение пяти лет.
Все электронные документы с сертификатами проверки электронной подписи, а также документы, используемые для проверки жалоб и технической документации, должны храниться не менее пяти лет с момента получения или отправки.
Читайте «Бухгалтерскую энциклопедию» Bellatorium.
В статье использованы фотографии с сайта Freepik. com