26. 02. 2020 печать С 18 февраля 2020 года действуют новые условия хранения документов организации.
Росалкогольрегулирование приказом №. № 236 от 20 декабря 2019 года опубликовал перечень типовых контролируемых делопроизводственных документов и сроки их хранения. Предыдущий перечень, утвержденный приказом Министерства культуры, утратил силу. В таблице приведены изменения, касающиеся работы бухгалтеров.
Последние статьи на эту тему: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
| 3 года | Не регулируется | 436 | |
| Запросы сотрудников на получение документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | Не регулируется | 451 |
| Журналы и информационные книги по охране труда (ознакомительные и по работе) | 45 лет | Не регулируется | 423 |
В статье использованы фотографии с сайта freepik. com
Текущую версию документа можно открыть сразу.
Если вы являетесь пользователем онлайн-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ в данный момент или запросить его по телефону системы.
Подробнее о юридической поддержке системы ГАРАНТ.
Традиционные условия хранения: что нужно учитывать
Договоры как вид административных документов очень широко распространены и используются в административной работе всех организаций. В этой статье вы узнаете, что необходимо учитывать при определении срока хранения договора. Чтобы помочь вам, мы составили алгоритм «Как определить срок хранения договора». Мы также распределили наиболее распространенные типы договоров по срокам хранения и обобщили их в шести заметках.
Договор — это соглашение между двумя или более лицами об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей [1]. Данный вид документа можно отнести к категории стандартных административных документов, в этом случае он указан в нескольких стандартных статьях каталога.
Выделим особенности определения срока хранения договора.
Что необходимо учитывать при определении срока хранения контракта
Определите содержание договора (части, ключевые термины).
Административная деятельность юридического лица порождает ряд договоров, необходимых для общего функционирования организации. В таблице представлена классификация договоров в соответствии с их специфическими характеристиками и назначением. Мы выделили некоторые общие критерии, по которым Гражданский кодекс Российской Федерации классифицирует договоры на различные виды.
Знание этой классификации полезно и важно для сотрудников юридической службы организации. Специалистам по делопроизводству необходимо следовать другой логике при определении и принятии решений о сроках хранения тех или иных условий. Для ответственных лиц важнее определить административные функции, обеспечиваемые заключением и выполнением договорных условий. Это важно потому, что в перечнях документов (как типовых, так и ведомственных), где указаны сроки хранения, документы распределяются с учетом административных функций, выполняемых организацией, и независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Определить эту функцию можно, изучив основные условия конкретного договора.
Для сотрудников (или тех, кто отвечает за делопроизводство в организации) важно разделить все договоры организации на две большие группы (рис. 1).
Такое разделение очень зависит и подходит для работы сотрудников, ответственных за обработку архивных документов. Это связано с тем, что сроки хранения и необходимость полной научно-технической обработки зависят от того, относятся ли договоры к документам по личному составу или нет.
Договоры с сотрудниками регулярно проверяются трудовой инспекцией и должны быть переданы государству, если организация ликвидируется.
В приведенной выше выдержке из перечня 2019 года [2] указаны различные виды договоров, в том числе те, которые могут быть отнесены к документам по личному составу (разделы 301 и 435).
[1] Пункт 1 статьи 420 Гражданского кодекса Российской Федерации («Гражданский кодекс Российской Федерации»).
[2] Впредь — перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г., 236).
А.П. Волсина, начальник Кузбасского государственного архивного управления.
Данный материал частично опубликован в. Полностью вы можете прочитать его в журнале «Секретарская справка» № 5, 2024.
Подробнее:
Условия хранения документов должны быть соблюдены
Данные о сроках хранения документов в таблице
Компании ведут бухгалтерскую, налоговую, кадровую, корпоративную документацию и т. д. Для многих видов документов (делопроизводство, бухгалтерия, корпоративный сектор) организации обязаны устанавливать определенные сроки хранения. Некоторые документы хранятся с учетом требований федерального законодательства. Перечень утвержден 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказом Росалкогольрегулирования №. 236 от 20. 12. 2019 г. Закон № 125-ФЗ.
Организации могут быть привлечены к ответственности, если они нарушают сроки хранения документов в архиве. Например, согласно статье 120 Налогового кодекса, за непредставление документов компания может быть наказана штрафом в размере 10 000 рублей или 30 000 рублей. Штрафы могут быть наложены в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ.
Памятка. Как долго должны храниться документы?
Срок хранения документа зависит от его типа. Агентам и предпринимателям грозят штрафы, если документ был уничтожен ранее. Налоговые органы также могут доначислить налоги, если документ не подтверждает расходы или скидки. В меморандуме о взаимопонимании приведена подробная таблица, в которой указаны сроки хранения документа. Как долго должен храниться документ? Вы можете найти срок хранения для каждого типа документа и ссылку на нормативную базу.
Подписчики адвокатской системы могут в любое время проверить срок хранения своих документов. Кроме того, если они еще не зарегистрировались, они могут получить доступ к системе в качестве посетителя на три дня. Это делается несколькими щелчками мыши. Пока у вас есть доступ посетителя, вы можете пользоваться услугами системы «Юрист», читать рекомендации и материалы, скачивать образцы документов и просматривать судебную практику. Вы легко найдете судебную практику по нужной вам теме — поиск создает подборку по одному слову. Например, сроки хранения документов.
Таблица с образцами сроков хранения документов.
5 лет после списания задолженности. Налоговые регистры по подоходному налогу физических лиц хранятся в течение 50 лет после 2003 года, если до 2003 года не были оформлены лицевые счета или ведомости на выдачу заработной платы.
Пять лет после окончания периода, в котором они были составлены
5 лет по общему правилу, 4 года, если дело относится к подп. 1 ст. 23, п. 1, 5 п.
Документы, имеющие отношение к исчислению и уплате страховых взносов (например, ведомости уплаты страховых взносов, больничные листы).
Как правило, в течение шести лет с момента окончания года, когда документ в последний раз использовался для расчета взносов и подготовки отчетности. При отсутствии лицевого счета или платежной ведомости — 50/75 лет.
Некоторые документы имеют отдельные сроки хранения. Например, справки о больничных листах хранятся в течение пяти лет.
Расчеты страховых взносов (годовые и квартальные).
Документы, связанные с выплатой заработной платы (например, ведомости формы Т-49).
6 лет. При отсутствии лицевого счета денежные расчеты, связанные с выплатой заработной платы, должны храниться в течение 50/75 лет.
Годовая финансовая отчетность и финансовая отчетность по МСФО.
Все время существования компании. Годовая бухгалтерская отчетность по РСБУ передается на хранение после истечения срока временного хранения в организации.
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Пять лет после окончания года, в котором они использовались для составления отчетности.
Аудиторские заключения по годовой финансовой отчетности
Постоянно (в контролируемой организации). В течение пяти лет при условии наличия внешнего контроля качества либо в аудиторской организации, либо у индивидуального аудитора.
Регистры бухгалтерского учета (например, Главная каторга, различные календари, календари движения по счетам, ведомости кругооборота, каталоги запасов)
Документы (заявления, акты, обязательства, переписка) по требованиям и обязательствам
5 лет после погашения задолженности
Индивидуальные сроки хранения для различных документов в организации
Как долго должны храниться правоустанавливающие документы и корпоративные документы
Рекомендуемые и правоустанавливающие документы имеют определенные сроки хранения. Постоянное хранение включает Документы, подтверждающие ведение бизнеса, и документы, относящиеся к:
Кроме того, компания постоянно хранит документы, относящиеся к ее структурным участкам, филиалам и представительствам.
Лицензии компании и их заверенные копии хранятся в течение пяти лет с момента окончания срока действия.
Документация должна храниться в организации
Для ведения бизнеса необходимы договоры, счета-фактуры, приказы, счета и налоговые отчеты. По закону все эти документы должны храниться в течение определенного периода времени — вы не можете выбросить их, когда они не нужны. В этой статье мы расскажем, как и где хранить важные документы компании и кому можно поручить этот проект. Вы также узнаете, как долго следует хранить различные документы и как правильно уничтожить их по окончании срока хранения.
Какие документы необходимо хранить
По закону предприниматели обязаны хранить все документы, связанные с ведением бизнеса: договоры, чеки, операции, счета, найм сотрудников, соглашения о расторжении договоров, торговые календари. Они также должны соблюдать трудовые договоры, личные конверты сотрудников и копии таких документов, как паспорта, дипломы, справки о НДС, суниле и уголовной регистрации.
Помимо требований законодательства, документация может потребоваться и самим предпринимателям. Например, бухгалтерские счета-фактуры можно предъявить налоговым органам, чтобы доказать, что компания получила деньги законно. Кроме того, в случае разногласий договоры с партнерами помогут в суде доказать, что соглашение было нарушено.
Документы бывают временными и постоянными. Временные документы должны храниться в течение 10 лет, постоянные — от одного года до 75 лет. Затем они передаются в архив компании или в третью организацию.
Срок хранения документов определяется приказом Росархива №. 236 от 20. 12. 2019 г. Он исчисляется с 1 января после окончания срока действия документа. Например, если сотрудник уволен 25 октября 2023 года, то срок хранения его документов начинает исчисляться с 1 января 2024 года. Такие же правила действуют и в отношении договоров с контрагентами.
ООО «Строймонтаж» заключает договор с производителем на поставку бетона. Договор был подписан 15 ноября 2022 года, через 10 дней ООО «Строймонтаж» оплатило со счета всю сумму договора, но товар был поставлен 30 марта 2023 года 2 апреля 2023 года стороны подписали акт, подтверждающий исполнение обязательств, вытекающих из договора. Акцепт.
Период ведения документов по этой сделке длится до 1 января 2024 года, так как контракт не был исполнен до 2023 года.
Период.
Налоговые и бухгалтерские документы должны храниться от 1 до 75 лет после окончания отчетного периода.
Свидетельства о постановке на учет и уведомления о снятии с учета в Федеральной налоговой службе
Документы по очистке организации
Кадровые документы должны храниться в течение некоторого времени после окончания контракта или увольнения сотрудника.
Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или отзыва
Документация по применению дисциплинарных взысканий: рейтинги, отчеты, сертификаты
Документация по воинскому учету
Документация о несчастных случаях на производстве
Индивидуальные папки сотрудников
Табель учета рабочего времени и календарь учета рабочего времени при работе во вредных и опасных условиях труда
Сокращенное количество оригиналов личных документов
Личные документы работников: рабочие документы, сертификаты, дипломы, свидетельства, аттестаты, дипломы.
До запроса владельца документа.
Документы, не относящиеся к категории жестоких, хранятся 50/75 лет.
Как хранить документы на бумажных носителях
Выделите документ в текущий архив. Документы текущего хранения — это те, которые еще находятся в работе. Например, это нераскрытые контракты или действующие трудовые договоры. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в компании. Например, в шкафу или в сейфе в кабинете руководителя или бухгалтера. По истечении срока хранения они должны быть уничтожены.
Важно: после оцифровки документов печатные носители не разрешается использовать до истечения установленного законом срока хранения.
Ненужные документы отправляются в архив компании. По истечении 10 лет, если срок хранения документов еще не истек, их необходимо передать в архив организации. Для этого:
Руководитель или индивидуальный предприниматель отвечает за хранение документов в архиве компании, если он работает один. Приказом эта обязанность может быть передана главному бухгалтеру или заведующему архивом.
Важно! Хранящиеся в архиве документы должны быть оборудованы сигнализацией, системой вентиляции и пожаротушения. Поскольку документы необходимо защищать от влаги и прямых солнечных лучей, для хранения файлов обычно используются закрытые полки и стеллажи.
Перенос документов во внешние файлы. Если у компании нет подходящего места для хранения документов, она может перенести их во внешние файлы. Как правило, такие компании предлагают не только хранение, но и подготовку документов к архивированию, передачу, оцифровку и уничтожение документов. Стоимость приема дела на хранение составляет примерно 850° за весь период хранения документа. По истечении срока хранения можно заключить договор с той же организацией на уничтожение документов.
Также вы можете заказать услугу внешнего хранения документов, чтобы освободить место в вашем офисе (источник: https: /www. archivarius. ru/seny/).
При сдаче документов необходимо подписать акт приема-передачи. Этот акт отвечает за сохранность документа в течение всего срока хранения.
Если в период хранения электронных документов за нарушение правил хранения грозят штрафы, читайте о том, как правильно уничтожить документы по страхованию жизни, в следующей статье.