Эта книга научит вас писать эффективные профессиональные письма. Современные успешные руководители практически обязаны уметь выражать свои мысли в устной и письменной форме. Более того, хорошее профессиональное письмо приносит гораздо больше пользы, чем многочасовые дискуссии. Сколько в мире существует различных видов деловых писем? Много! И каждое письмо должно быть четким как по форме, так и по содержанию. Эта книга подскажет вам, какую структуру следует использовать для каждой категории писем, и поможет подобрать нужные слова. Автор делит все письма на шесть категорий. Информировать, убеждать, продавать — отрицать, спорить и возражать. В книге есть отдельные главы для каждого типа писем. В каждой главе есть несколько наглядных примеров из реальной жизни. Автор утверждает, что Менделеев придумал ее из-за навязчивой идеи — рассказа о том, что его регулярная система элементов появляется во сне, — но на самом деле идея упорядочить элементы на основе их индивидуальных масс пришла к ученому за завтраком. Впрочем, это не проблема. Какой бы ни была эта система, ее строгая логика всегда восхищала меня. Ряды и колонки химических веществ позволяли одновременно оглядеться вокруг и понять, «откуда растет ухо». Эта мысль не покидает меня с тех пор, как я начал обучать сложностям профессионального общения занятых взрослых людей. Вместо десятков слов было бы неплохо дать какое-то визуальное представление, перформанс или «этажер».
Таблица.
Создание структур — общие правила. ‘Сущность → деталь → вещество’.
Что такое «хорошо структурированный текст»? Если поискать в специальной литературе, можно найти множество советов и правил. В начале должно быть вступление, в конце — заключение, в середине — основная часть, но в целом существует только одно правило и критерий хорошо структурированного письма: письмо должно быть хорошо структурировано. Если письмо легко читается и в нем учтены принципы распознавания информации получателем, значит, письмо структурировано правильно. А если нет, то нет.
Принцип «содержание -> детали -> суть» помогает сделать письмо удобным для получателя. Этот принцип применим ко всем письмам без исключения. На нем основаны все приведенные ниже таблицы, а также половина диаграмм и большая часть этой публикации. Принципы позволяют писать полезные и информативные письма и убедительные послания, а также критиковать или отвергать адресата с должной степенью строгости. Если вы запомните только один принцип из всей этой книги, пусть это будет принцип «суть -> детали -> содержание». В чем же он заключается?
Представьте, что вам дают две инструкции на выбор. Какая из двух будет для вас проще и удобнее?
Карп, сова, жираф, бегемот, щука, ворона, заяц, канюк, канючиха, соловей, лиса, карп, утка.
Вспомните как можно больше существ из списка.
Запомните как можно больше существ из списка.
Скорее всего, вы выберете второй вариант. А из собственного опыта вы знаете, что наше восприятие подчиняется двум правилам.
1. Если мы не понимаем, с какой целью нам сообщают факты, мы чувствуем себя неловко, узнавая их. Мы должны сначала подумать, что делать с этими событиями — запомнить их, проанализировать или классифицировать.
2. мы чувствуем себя неловко из-за множества несистематизированных событий. Нам нужно сгруппировать их понятным образом.
Как же учесть эти два ключевых аспекта в деловом общении? Для этого достаточно структурировать письма по следующей схеме
Как это сделать, будет понятно на первом примере.
Дано: в определенном поселке работает предприятие, например, деревообрабатывающий завод. Все работники фабрики живут в одном поселке и страдают от того, что «папкины» деревни год от года приходят в упадок без должного финансирования. Один из работников фабрики решает обратиться к режиму с предложением поддержать клуб «Факел» и пишет довольно характерное письмо следующего содержания
Как Вам известно, в нашем областном бюджете нет средств на содержание клуба «Факел» в Верхнем, где живут наши сотрудники. Нет денег на выплату заработной платы руководителям клубов и отделов. В центре есть класс школы современного танца и секция сабо-рестлинга. В «Факеле» играют дискотеки две местные самодеятельные рок-группы, а по утрам у нас работает группа детского развития. Некоторые из наших сотрудников готовы незаметно преподавать в центре. На нашем складе есть музыкальное оборудование, которое не использовалось в течение многих лет. Это оборудование очень полезно в «Пирсосе». Наконец, мы смогли профинансировать ремонтные работы за счет пожертвований. Здание клуба не подвергалось эстетическому ремонту уже 17 лет. Используемое оборудование также давно вышло из строя. Поддерживая клуб «Факел», мы сохраняем единственный настоящий культурный центр в поселке и демонстрируем социально ответственный статус компании.
Если вы Иван Петрович, то вряд ли вы понимаете, что вам нужно и зачем. Это письмо очень похоже на первую инструкцию из теста на запоминание. Сразу после исполнения письма на невинного получателя обрушивается поток событий, но ему не объясняют, зачем эти события нужны. ‘Бюджетного фонда нет. За счет чего выплачивается зарплата руководителям кружков и отделов? Какое отношение к этому имею я?» — Иван Петрович удивляется и, видимо, закрывает письмо. Как написать письмо так, чтобы руководители его все-таки прочитали?
Примените цифры и объясните адресату «с первых строк». Объясните, почему мы пришли, ведь речь идет об уничтожении «папки».
Пожалуйста, рассмотрите возможность поддержать культурный центр «Факел» в нашем селе.
Как вы знаете, в областном бюджете нет средств на содержание культурного центра «Факел» в Верхнем, где живут его сотрудники. Нет денег и на зарплату руководителям кружков и отделов. В центре работает школа современного танца и секция борьбы сабо. На дискотеке «Факел» выступают две местные самодеятельные рок-группы, а по утрам работает детская группа «Мама с мамой». Некоторые из наших сотрудников готовы преподавать в центре в режиме свободного времени. На нашем складе есть музыкальное оборудование, которое не использовалось в течение многих лет. Это оборудование очень полезно в «Пирсосе». Наконец, мы смогли профинансировать ремонтные работы за счет пожертвований. Центральное здание не подвергалось даже эстетическому ремонту в течение 17 лет. Используемое оборудование также давно устарело.
Конец ознакомительного отрывка.
Пять правил деловой электронной почты
По данным портала 2020 года «Работа.ру», пятая часть работников в Москве и Санкт-Петербурге (многие бухгалтеры, кадровики и юристы) перейдет на дистанционную работу, а 16 % российских компаний откажутся от своих офисов. . В условиях удаления людей друг от друга ценность грамотного профессионального общения возрастает.
Чтобы ваши письма приносили максимальную пользу в работе и экономили ваше время, рассмотрим пять основных правил профессиональной электронной почты.
Правила торговли: как писать электронные письма
Прикрепляя к тексту изображения в виде диаграмм, предпочтительнее поместить их в текст письма, а не размещать в виде ссылок или вложений к тексту. В этом случае подберите размер изображения так, чтобы оно было читабельным, но не занимало весь экран. Если изображение отправляется для использования вне почты, поместите его во вложение.
Если файлов много — добавьте их в один файл. Предпочтительнее использовать ZIP-файл — формат по умолчанию для MacOS и Windows. Работа со специальными формами, такими как RAR, требует неудобных дополнительных инструментов.
Если файл большой, воспользуйтесь файлообменным сервисом. Это особенно важно, если файл отправляется по почте кому-то в большой бюрократической компании. Часто существуют ограничения на размер принимаемых файлов.
Время ответа на письма.
Разница между электронным и текстовым сообщением заключается в том, что ответ может быть отложен. Однако если вы можете ответить сразу, не стоит терпеть задержки более чем на несколько часов. Если вам нужно время на обдумывание ответа, сообщите об этом собеседнику и укажите, сколько времени вам понадобится для ответа. Нет ничего хуже неопределенности. Это особенно актуально, если собеседник зависит от вашего ответа.
Общение с коллегами
Когда вы пишете клиентам, партнерам или коллегам, не используйте псевдонимы, аббревиатуры или просторечия. Коллеги — такие же люди и могут понять вас неправильно. Предполагается, что по каким-либо причинам те, кто работает с вами, могут и должны терпимо относиться к иному поведению внешних клиентов. Однако если внешнему клиенту неинтересно, как вы общаетесь, значит, вы работаете с коллегой. Тот факт, что кто-то работает в одном офисе с вами, не дает ему права разговаривать с вами лично или общаться в неуважительной манере.