Этот вид документа не является обязательным, так как управление и работа компании зависят от того, чтобы быть в курсе текущего состояния дел в организации. Тем не менее многие компании, особенно крупные, не пренебрегают написанием такого письма и тем самым достигают сразу нескольких целей.
Кто пишет информационный бюллетень?
Ответственность за написание информационных писем обычно лежит на человеке, ответственном за организационное подразделение, занимающееся вопросом, о котором идет речь в письме. Это может быть, например.
В любом случае автором письма должен быть человек, в чьи должностные обязанности входит написание такого письма, либо лицо, уполномоченное на написание такого письма отдельным приказом директора.
Текст информационного письма должен быть согласован с непосредственным руководителем автора или менеджером компании.
Общие правила для всех писем
При написании информационных писем необходимо уделять пристальное внимание орфографии, а также соблюдать нормы русского документа в части пунктуации, лексики и грамматики.
Необходимо помнить о том, что получатель деловой корреспонденции всегда будет обращать внимание на то, насколько точно изложена сообщаемая ему информация.
Неграмотно составленное письмо может снизить ценность содержащейся в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письма должны быть краткими и точными, не слишком длинными, помня о том, что «краткость — сестра таланта». Доказано, что получатели таких писем не готовы тратить на их прочтение больше минуты из-за быстрого темпа современной жизни. Получатель, несомненно, поймет, что отправитель ценит его время, и найдет способ и время связаться с автором послания, если его заинтересует информация, изложенная в письме.
Что запрещено в письме.
Существует ряд совершенно запретных правил написания информационных бюллетеней. В частности, категорически недопустимы витиеватый, грубый или излишне панический тон. Также желательно избегать «тюленьего» или чрезмерно холодного, «сухого» языка, специальных терминов, обилия цифр, многочисленных фрагментов и причастных оборотов.
В письмах не должно быть неточной, неподтвержденной или ошибочной информации. Следует помнить, что информационные письма при определенных обстоятельствах могут приобретать статус юридически значимых документов.
Основные положения и образцы редактирования писем
Независимо от автора и адресата, информационное сообщение должно касаться только деятельности грузовой организации или соответствующих обстоятельств. В то же время они должны отвечать определенным требованиям к структуре и содержанию.
Если к письму прилагаются дополнительные документы, видео, фотофайлы и доказательства, об этом также следует упомянуть в отдельном пункте содержания.
Как составить информационное письмо
Особых требований к оформлению письма и его содержанию нет. Они могут быть созданы как на фирменных бланках компании, так и на стандартных листах удобной формы. Первый вариант предпочтительнее, так как не нужно вручную прописывать основные детали. Кроме того, такое письмо выглядит гораздо компактнее и лишний раз подчеркивает связь с официальной перепиской.
Полезные письма можно распечатать на компьютере (при необходимости в нескольких экземплярах одновременно) или напечатать рукописно — письмо, написанное каллиграфическим графическим пером, очень выигрывает.
Сообщение должно быть подписано автором. Для бумажных писем можно использовать факсимильную подпись, а для «живых» — только оригинал подписи.
С 2016 года не всегда необходимо скреплять сообщение печатью, так как юридические лица имеют право использовать в своей работе опечатанную продукцию только в том случае, если это предусмотрено их внутренним регламентом.
При необходимости перед отправкой сообщения его следует занести в журнал внутренних документов или журнал исходящих документов.
Как отправлять письма
Информационные письма можно отправлять несколькими способами.
Копирайтинг: секреты составления рекламных и РR-текстов.
На протяжении девяти лет компания MÜLLER успешно занимается проектированием, монтажом и вводом в эксплуатацию систем вентиляции и кондиционирования воздуха для всех типов помещений, но в основном специализируется на поставке основного и вспомогательного оборудования для медицинских и других особо чистых систем очистки воздуха. Пространство. MESSO (Швейцария) Оборудование.
Установка бесплатно в Санкт-Петербурге.
Бесплатное гарантийное обслуживание.
По всем вопросам о галогенных лампах MESSO обращайтесь к ведущему специалисту в области медицины (фамилия, имя, отчество) по телефону (контактный номер).
Следует помнить, что принципы всегда важны в любом виде корреспонденции. Поэтому в первом абзаце следует кратко изложить информацию, на основе которой написано письмо. Центральный абзац (два-три коротких абзаца, не более трех) должен охватывать дополнительные детали, так как его цель — раскрыть суть новизны информации. В заключительном абзаце вы можете ответить на вопросы и, при необходимости, отреагировать на запросы. Перечислите аргументы, которые подтверждают и доказывают истинность вашей информации.
В последние годы в специализированной RR-литературе все чаще появляются эксперты, которые пишут о новостях с точки зрения конкретной целевой аудитории, а не о новостях в целом. Это также означает, что информационные бюллетени, подготовленные, например, для партнеров организации или государственных служб, должны отличаться как по лексике, так и по стилю, поскольку у организации может быть много целей, которые будут фигурировать в проекте. Партнерам и отраслевым изданиям нужны события, подтвержденные цифрами, статистикой и экспериментами, а государственным структурам, например, нужны доказательства соответствия правовым нормам и законам организации, одобрение и санкционирование проектов агентства, а возможно, и выполнение правительством своего издает приказ. Информационные письма, в отличие от информационных, могут иметь личный адрес.
Несколько иной вид и иные цели имеют информационные бюллетени, рассылаемые во время предвыборных кампаний видными политиками, государственными структурами и руководителями крупных компаний. Цель этих бюллетеней одна — повысить явку избирателей за счет разъяснения своих программ или проинформировать общественность об интересах страны и ее граждан от деятельности той или иной структуры, не затрагивая напрямую их предвыборные обещания. Партия или организация. Например, в ноябре 2003 года, за три недели до выборов, принадлежащих российскому государству, тысячи петербуржцев получили информационные письма.
Этот вид официального письма похож на информационный бюллетень, но содержит обращение к получателю и личную подпись автора послания. Такое письмо классифицируется как информационное. (Впрочем, это характеризует и информационные письма, и информационные бюллетени).
Написание информационных писем: образцы и рекомендации
Информационная рассылка — это, по сути, классическое деловое сообщение. У него нет конкретной цели — вы можете информировать партнеров об изменениях в компании, предлагать свои новые услуги и новые товары, напоминать контрагентам о необходимости выполнения договорных обязательств. Это обычное деловое сообщение, написанное в свободной форме, но ограниченное правилами деловой переписки.
Научитесь писать в информационном стиле
Я пишу тексты для собственной работы: посты на хабре, отчеты по электронной почте, статьи в СМИ. Последние полгода я пишу не реже двух раз в неделю, а последние два года — чаще. Важным шагом в развитии моих писательских навыков стало знакомство с информацией и советами Максима Ильякова.
Цель текста информационного стиля — передать информацию читателю. Информационный стиль: краткость, ясность, точность и объективность. Информационные тексты свободны от лишних слов, эмоций и личных взглядов. Легкое и быстрое чтение.
Максим знакомит со значением стоп-слов. Стоп-слова не характерны для текстов информационного стиля, и если вы встретите одно из них, подумайте и перестройте эту позицию. Относительных слов всего около 100, включая «случайность», помехи, модальные глаголы, отглагольные модальные и отглагольные существительные.
В какой-то момент мне было трудно найти эти слова в тексте, поэтому я создал тестовый текст, чтобы помочь себе. Тестовый текст относится к словам в тексте, которые объясняют, почему, а не к особенностям информационного стиля.
Тестовый текст помогает вам контролировать и редактировать текст и учиться писать в информационном стиле. Нажатие на остановленное слово подсказывает, почему это слово плохое и что с этим делать.
Информационный стиль не всегда уместен. Остановка слов и чувств в тексте делает его очень сухим и бесчеловечным. Особенно на хабре, где посты несут не только информацию, но и отношение автора. Однако, когда вы понимаете, насколько вредны стоп-слова, все тексты становятся лучше и читабельнее.
Например, отредактируйте перевод открытого письма Blackberry. В оригинальном тексте слова отношения выделены:
У компании Blackberry проблемы. Продажи флагмана Z10 рухнули. Компания продает его с аукциона. Сооснователь компании Даг Фрегин пытался купить Rear Innate. Чтобы успокоить немногочисленных поклонников бренда, BlackBerry опубликовала открытое письмо в 30 газетах штата 9Stan.
Полный текст письма приведен в конце статьи. Резюме: у BB нет долгов, есть запасы наличности на счетах и большой опыт в производстве мобильных устройств и услуг для защищенных бизнес-сетей. Единственным пунктом разногласий в письме являются планы BBM (us. blackberry. com/bbbm. html).
Письмо подписано командой BlackBerry, а не генеральным директором Торстеном Хайнсом. Это говорит о том, что никто не несет ответственности за шаткое положение компании. Никто не принимает решений, определяющих будущее BlackBerry. Только команда BlackBerry. 4,500 из них будут уволены до конца года, чтобы сократить расходы.
Количество текстовых сообщений было сокращено вдвое, что позволило сохранить объем информации.
Я прошу прощения, что этот сервис имеет сбои, нарушает разметку, странно себя ведет и работает медленно. Это первая версия, и я постоянно ее редактирую.
Планы по развитию: — Освобождение от всех ошибок, улучшение производительности — контроль длины предложений и абзацев — лучший контроль орфографии, чем в Chrome / Firefox, с обучением пользователей сервиса — Пенсии — сохранение и связывание нескольких текстов — Комментарии — комментарии разных пользователей В тексте — человеческий контроль и редактирование текста.
Хорошего дня и пишите правильно!
Подписывайтесь на блог Хабра и наши полезные письма. Пишите о своем стиле подачи информации и анализируйте чужие позиции.
Образец написания информации
Информационные письма почти всегда создаются по единому формату. Сначала необходимо определить адресата. Сначала ознакомиться с этим документом, затем написать заголовок обращения и собственно текст. На практике существует несколько видов информационного письма. Готовый пример этого документа и правила его составления можно найти в статье.
Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.
Пять примеров деловых писем были приведены ранее, в дополнение к этой информации рекомендуем прочитать по этой ссылке.
Виды информационных писем: пять готовых образцов
Можно выделить несколько типов информационных писем. Их основная цель — проинформировать собеседника. Сюда могут входить различные задачи, такие как уведомление, заявление, подтверждение намерений, рекламное сообщение (коммерческое предложение) и т. д.
Информирующие.
Их основная цель — оповестить клиентов, партнеров, коллег, филиалы и другие подразделения о наиболее важных событиях компании, ожидаемых в ближайшее время.
Отправитель также может сообщить о неформальных событиях, например, о подготовке к корпоративным вечеринкам, празднованию юбилея компании, выставкам и т. д.
Подтверждение намерений.
Письмо может служить информационной возможностью «напомнить» о себе или просто подтвердить свои намерения в ответ на заданный вопрос. Например, компания ведет переговоры о заключении контракта, но периодически прерывает их по тем или иным причинам. Тогда администрация приходит к выводу, что контракт действительно выгоден, и может отправить партнерам письмо с подтверждением намерений.
Описание.
Такие письма обычно приходят от государственных служб и ведомств, таких как ФНС, ФАС, МЧС и РОСТРУД. Компании также могут написать собственные письма по стандарту этих документов. Основная цель текста — подробно изложить свою позицию в случае возникновения разногласий (или для их предотвращения).
Напоминаем.
В таком письме партнер пытается предупредить других партнеров о прекращении условий переуступки предварительной или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т. д. Во многих случаях это письмо становится окончательным решением, после чего фирма вынуждена обращаться в суд — текст также может содержать соответствующее предупреждение.
Рекламное письмо (коммерческое предложение)
При написании коммерческого предложения приветствуется и поощряется более неформальный дизайн и стиль сообщения. Основная цель этого документа — привлечь внимание собеседника и вызвать у него желание узнать больше о товаре или услуге, то есть вызвать интерес и контакт. Ошибочно полагать, что коммерческое предложение может сразу «продать» продукт. На самом деле его основная задача — «продать» встречу или звонок.
detector